van PDF naar EDI; kan dat?

Gepubliceerd op: 22-07-2020

Stel je kan met jouw organisatie een potentiële klant binnenhalen. Alles lijkt in kannen en kruiken, de zaak is bijna rond, máár de klant heeft toch nog een laatste eis: hij wilt per sé jouw facturen op elektronische wijze ontvangen, ook wel EDI genoemd. Deze eis zag je even niet aankomen, want je hebt zelf een geautomatiseerd boekhoudsysteem waaruit je normale PDF-bestanden krijgt. Geen EDI dus. Hoe ga je dan ervoor zorgen dat hetzelfde PDF-bestand naar een EDI-factuur wordt omgezet? En je zo dus wél die potentiële klant kan binnenhalen? Op precies die vraag bestaat er dus sinds kort een antwoord.

Waarom gebruiken we PDF?

Voordat we je het antwoord op deze vraag vertellen is het belangrijk om te weten wat, waarom en hoe we PDF gebruiken. Dus, laten we beginnen bij het begin: ontzettend veel bedrijven gebruiken Portable Document Format (PDF) als een bestandsformaat om allerlei belangrijke documenten te presenteren. Dit zijn soms offertes of brochures, maar meestal facturen. En dat veel bedrijven PDF gebruiken is ook volkomen logisch, want door je factuur als PDF op te slaan kun je deze makkelijk toevoegen aan e-mails en kan de inhoud van je factuur niet worden aangepast. Anders gezegd is het gebruik van PDF veilig, snel en goedkoop.

Ondanks alle voordelen van PDF, zijn er ook wel wat nadelen te benoemen, helaas. Als je namelijk een PDF-factuur ontvangt, moet je deze ook weer verwerken in je eigen boekhoudsysteem. Factuur openen, factuur controleren, factuur betalen, factuur overtypen en factuur op de juiste plaats zetten en opslaan. Gebeurt dat één keer per maand dan is dat waarschijnlijk geen probleem. Gebeurt dat echter duizend keer per maand dan is het een heel ander verhaal. Grote bedrijven, die duizenden facturen per maand versturen en ontvangen, proberen daarom steeds meer af te stappen van bestandsformaten als PDF. In de toekomst zullen ze steeds meer gaan eisen dat jouw PDF-facturen netjes op een volledig elektronische wijze naar hun worden verstuurd; EDI dus.

Maar wat is dan precies EDI?

Electronic Data Interchange (EDI), is de naam die we geven aan de gestructureerde elektronische gegevensuitwisseling tussen verschillende computersystemen en applicaties. Steeds meer organisaties gebruiken deze vorm van gegevensuitwisseling om data uit te wisselen met klanten of partners, waarbij deze data eigenlijk van alles kan zijn: orders, pakbonnen, notificaties of zelfs verzekeringsclaims. Maar waarom gebruiken dan steeds meer organisaties EDI? Nou, dat antwoord is vrij simpel.  EDI kent namelijk bijzonder veel voordelen:

- Het uitwisselen van bestanden gaat een stuk sneller, en tijd is geld.

- Je vermijdt handmatige verwerking van bestanden, dit zorgt voor minder foutgevoeligheid en dus minder herstelkosten.

- Bijna iedere grote speler wilt EDI doen, dus het ondersteunt een goede concurrentiepositie.

Hoe gaan we dan van PDF naar EDI?

Oké, nu we weten waarom we PDF gebruiken én waarom bedrijven willen dat PDF als EDI wordt aangeleverd, is het belangrijk om te kijken naar de volgende stap: hoe maken we van PDF een EDI bericht? Jarenlang was hier geen antwoord op. Organisaties die gebruik maakten van PDF konden dit niet omzetten naar EDI. De software was er simpelweg nog niet klaar voor. Maar dankzij nieuwe ontwikkelingen in deze software, is dat nu eindelijk veranderd.

Deze nieuwe ontwikkelingen zorgden er namelijk voor dat we PDF-bestanden nu volledig geautomatiseerd kunnen omzetten naar EDI. De software kan van een PDF-bestand gestructureerde data maken, zodat de systemen van je handelspartners deze data automatisch kunnen verwerken. Zo kan jij jouw PDF-factuur elektronisch verzenden (bijvoorbeeld per mail) naar een EDI-leverancier, die vervolgens een EDI-platform gebruikt om het bestand om te zetten naar wat je maar wilt; of dat nou EDI, CSV, XML of Excel is. Zo hoef je zelf geen specialistische kennis over EDI in huis te halen om je PDF-bestand te elektronisch te verzenden, maar kan je wel gebruik maken van alle voordelen van EDI.

van PDF naar EDI

 

In conclusie kunnen we stellen dat het logisch is dat jouw organisatie PDF gebruikt. Maar aan de andere kant het is net zo goed logisch dat grote organisaties steeds meer en steeds vaker EDI van je verlangen. En dankzij de recente ontwikkelen kan jouw organisatie nu aan dat verlangen voldoen. En dus kan jij die potentiële klant binnenhalen.