Stel jezelf deze 7 vragen voordat je begint met EDI

Gepubliceerd op: 01-09-2020

Het verhaal van EDI begon allemaal in 1948, toen ene Ed Guilbert, sergeant van het leger van de Verenigde Staten, besloot om een ‘luchtbrug’ te bouwen naar West-Berlijn, nadat West-Berlijn door de toenmalige Sovjet-Unie werd afgesloten van West-Duitsland. 

Jarenlang zouden er via deze luchtbrug vliegtuigen af en aan vliegen naar West-Berlijn om deze verdeelde stad te bevoorraden. Om dit zo soepel mogelijk te laten verlopen, ontwikkelde Guilbert een standaard transport bericht met informatie over het transport, zoals de datum van verzenden, inhoud van het transport en welk bedrijf verantwoordelijk was voor het transport. 

Uiteindelijk duurde het tot de jaren ‘60 voordat Guilbert de definitieve basis legde voor EDI zoals wij dat nu kennen. In deze periode kwam hij op het revolutionaire idee om de informatie over het transport van al die vliegtuigen vast te leggen in een standaard elektronisch bericht formaat: EDI was geboren.

Vandaag de dag zijn er talloze bedrijven die gebruik maken van de gevolgen van Guilberts ideeën. Maar toch zijn er ook bedrijven die nog niet genoeg overtuigd zijn van EDI. Om hierbij een handje te helpen stelden we zeven vragen op die je aan jezelf en je organisatie moet stellen voordat je begint met EDI. 

1. Voor welke processen binnen mijn organisatie zou EDI interessant zijn?

Voor sommige bedrijven is het interessant om bijvoorbeeld orders, orderbevestigingen of verzendberichten via EDI af te handelen omdat deze processen het meest voorkomen, en dus het meeste tijd en geld kosten. Bij andere bedrijven kan het juist om diezelfde reden weer interessanter zijn om bijvoorbeeld facturen of transportopdrachten met EDI te doen. Daarom is het belangrijk om te onderzoeken welk proces binnen jouw organisatie het meeste baat heeft bij EDI. 

2. Hoeveel tijd besteedt mijn organisatie nu aan het handmatig overtypen van gegevens?

Veel bedrijven laten werknemers de inkomende gegevens handmatig overtypen. Als zo'n bedrijf weinig inkomende gegevens heeft, is dat natuurlijk goed te doen. Maar als je hier dagelijks meerdere uren aan besteedt, kun je overwegen om EDI deze processen te laten uitvoeren. Het is dus belangrijk om inzicht te hebben in de hoeveelheid tijd die de verwerking van deze gegevens kost. Vervolgens kun je aan de hand van deze informatie bepalen of het voordeliger is om EDI in te zetten. 

3. Hoeveel fouten maken we bij het overtypen van gegevens?

Hoe secuur je werknemers ook zijn, het handmatig overtypen van gegevens is zeer foutgevoelig. Denk hierbij aan foutief ingevoerde artikelnummers of factuur referenties. Mensen maken nu eenmaal meer fouten dan machines en computers, en het herstellen van deze fouten kost vaak veel tijd. Probeer als organisatie inzicht te krijgen in de hoeveelheid tijd die je kunt besparen als je de kans op fouten flink kunt verminderen.

4. Kunnen we een latere order cut-off tijd hanteren door EDI?

Als je bijvoorbeeld tot 9 uur s’avonds kan bestellen, in plaats van 6 uur s’avonds, is het voor bedrijven interessanter om bij jouw organisatie een order te plaatsen. Kan EDI bijdragen aan een latere order cut-off tijd voor jouw organisatie?

5. Gaan onze handelspartners in de (nabije) toekomst EDI verplicht stellen?

Steeds meer grote organisaties zien de voordelen in van EDI, en het komt ook steeds vaker voor dat deze organisaties EDI verplicht stellen. Zij zitten nu eenmaal in de positie om dit te kunnen eisen van (kleinere) handelspartners. Zijn er organisaties waarvan jouw bedrijf grotendeels afhankelijk is? Dan valt het op zijn minst te overwegen om zelf ook over te stappen naar EDI, om te voorkomen dat je een belangrijke handelspartner verliest. De moeite waard dus om uit te zoeken hoe jouw handelspartners hierin staan.

6. Welke van onze klanten en leveranciers doen al EDI?

Breng in kaart welke klanten en leveranciers al EDI doen. Hierdoor kom je erachter met welke klanten en leveranciers jouw organisatie EDI kan gaan doen, zonder dat je ze eerst moet overtuigen van de voordelen van EDI. 

7. Wil ik EDI alleen doen met handelspartners, of wil ik dit breder toepassen?

Naast EDI met handelspartners, is het ook mogelijk om EDI op andere manieren toe te passen. Bijvoorbeeld om koppelingen te maken met webshops, vervoerders of data-warehouses.